Sabtu, 09 Februari 2013

#Sekretaris - Etika Bertelepon

Diposting oleh Unknown di 04.22

30 tips etika bertelepon

       
                                             
Handling Incoming Call :
1
Perhatikan cara anda menggunakan pesawat telepon
2
Teleponlah kantor anda
3
Siapkan diri anda untuk menerima telepon
4
Angkatlah telepon dengan segera
5
Hindari menanyakan identitas penelepon [kebiasaan di luar negeri]
6
Tulis pesan:
  1. Mencatat nama ejaan dengan benar
  2. Menanyakan nama kantor/perusahaan, jika perlu
  3. Dapatkan nomor telepon & kode areanya dengan benar
  4. Catat pesan si penelepon
  5. Catat waktu,hari,tanggal dan inisial nama anda sbg penerima penelepon.
  6. Ucapkan terima kasih
7
Rencanakan dengan baik ketika ingin menelepon:
Siapkan buku notes, pena, kalender meja, agenda.
8
Melakukan sendiri pembicaraan telepon anda
Handling Outgoing Call :
9
Senyum
10
Katakan Terima kasih kepada penelepon atau kepada penerima telepon
11
Selalu menanyakan apakah anda menelepon pada waktu yang tepat
12
Gunakan sebutan penghargaan [Ibu,Nyonya,Tuan,Bapak,Nona]
13
Berbicara dengan jelas
14
Berbicara secara alami dan menyenangkan
15
Ciptakan pembicaraan yang professional
16
Cegahlah situasi vakum
17
Berdirilah ketika mengakhiri pembicaraan
18
Akhiri pembicaraan secara efektif dan menyenangkan
19
Pastikan pembicaraan benar-benar selesai sebelum anda meletakkan gagang telepon
Note: Menyimpulkan pembicaraan.

Penggunaan Answering Machine:
20
Buatlah rekaman suara anda singkat namun efisien
21
Pelajari kemudahan yang ada di pesawat telepon anda
22
Gunakan headset

Menggunakan waktu bertelepon secara efisien:
23
Penggunaan hold button yang tepat
24
Selalu menelepon kembali
25
Efisien pada saat menelepon kembali
26
Jangan bunyi telepon mengganggu pembicaraan anda
27
Tetaplah pada topik pembicaraan utama
28
Mengatasi kemarahan penelepon
29
Telepon kembali jika pembicaraan terputus
30
Terus menerus melatih keterampilan anda bertelepon



 

0 komentar:

Posting Komentar

Subscribe to: Posting Komentar (Atom)